Contracten zonder sjabloon

Contracten kunnen aangepast worden door in het personeelsdossier naar de betreffende medewerker te gaan. Naar het stukje contracten te gaan en bij het contract op het gele wijzig knopje te drukken. Pas op! Wijzigingen hebben impact op het verleden.

Wanneer een werknemer een andere hoeveelheid uren gaat werken raden wij aan om het huidige contract af te sluiten door:

• Het type contract te wijzigen naar “Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd”
• Een einddatum in te voeren
• Op “Opslaan” te drukken

Vervolgens voegt u een nieuw contract toe met een begindatum 1 dag na de einddatum van het vorige contract

Contracten met sjabloon

Wanneer gebruik gemaakt is van een documentsjabloon en het contract is getekend is het niet mogelijk om het contract aan te passen.

Om dit contract te kunnen beëindigen kunt u de volgende stappen volgen:

1. Druk in het dossier van de betreffende medewerker op “Aanpassen”
   
2. Druk vervolgens op de rode “Contract beëindigen” knop
   
3. Hier kunt u de einddatum van het contract in zetten en op “Opslaan” drukken*

*Deze functie koppelt ook automatisch een einddatum aan de standaard werkuren

Aangezien u de vakantie uren handmatig in het contract heeft ingevuld zal dit automatisch gaan.
Mocht dit niet direct werken kunt u in het dossier bij het “Vakantie-uren overzicht” op het gele “refresh knopje” drukken.

Wanneer u op het grijze rechthoekje links naast de titel van de taak drukt, selecteert u de taak en kunt u de volgende acties uitvoeren:

• De taak dupliceren
• De taak stop zetten
• De taak verwijderen
• De taak verplaatsen
• De taak aftekenen

U kunt op een dagtaak drukken om deze te openen en vervolgens op “dagen wijzigen” drukken.

Hier kunt u:

• Door middel van de vinkjes aangeven op welke dagen deze taak uitgevoerd moet worden
• Met de dropdown menu’s aangeven wie de taak op welke dag moet uitvoeren
• Met het grijze potlood icoontje rechts naast de taak de inhoud wijzigen
• Met het grijze doos icoontje rechts naast de taak de taak archiveren

Dit komt meestal door het feit dat de betreffende medewerker niet genoeg rechten toegekend gekregen heeft in de Medewerkers Rechtenmatrix of de Functietitel Rechtenmatrix

De mogelijkheden in de rechtenmatrix zijn als volgt:

Geen rechten: De medewerker kan de module niet inzien
Weergeven/inzien: De medewerker kan de module inzien
Aanpassen: De medewerker kan de module inzien en aanpassingen maken
Verwijderen: De medewerker kan de module inzien, aanpassingen maken en dingen verwijderen

*De rechten van hoofdgebruikers en managers overrulen deze matrixen.
Om te zien of u een hoofdgebruiker bent klikt u rechtsboven op uw naam en drukt u op “profiel basis”. Als u bovenaan het scherm de knoppen “hoofdgebruiker delegeren” en “hoofdgebruikers aanpassen” heeft bent u een hoofdgebruiker.

Om te zien of u een manager bent klikt u in de linker menu balk op “instellingen” en vervolgens op “managers”. Als u hier uzelf aangevinkt ziet staan bent u een manager (voor de aangegeven locatie). Kunt u niet bij dit overzicht komen? Dan bent u geen manager.

Wanneer een collega uit dienst gaat drukt u in het dossier van de betreffende medewerker op “aanpassen”. Vervolgens drukt u op de rode “Contract beëindigen” knop en geeft u de laatste werkdag op.

Vervolgens archiveert u de medewerker zodat deze niet meer in te plannen is. De medewerker kan dan niet meer inloggen.

U deactiveert een medewerker door deze te archiveren. U drukt in het dossier van de medewerker op “aanpassen” en vervolgens op de gele “Archiveer medewerker” knop.

Het dossier is dan terug te vinden in het archief. Hier kunt u komen door naar het personeelsdossier te gaan en vervolgens op de grijze doos knop te drukken.

Gearchiveerde medewerkers kunnen niet meer inloggen in het portaal.

Het kan zijn dat er in de overuren tabel overuren op de verkeerde “bestemming” staan. (e.g. er staan uren bij “uitbetaling” die bij “ vakantie-uren” moeten staan). Deze 2 bestemmingen werken in een balans; wanneer u aan de ene kant uren toevoegt gaan die uren weg aan de andere kant en vice versa.*

Het wijzigen van de overuren bestemming gaat als volgt:

Druk bij de overuren op de grijze “overuren bestemming” knop

Vul een datum in de betreffende maand in (dag maakt niet uit, alleen maand en jaar)

Vul de hoeveelheid uren in die van bestemming moet veranderen

Geef bij “Type mutatie” aan waar deze uren heen moeten

Druk op “Opslaan”

*Bij het veld “Uren” kunnen alleen positieve getallen ingevuld worden. Om negatieve overuren weg te krijgen kunt u de hoeveelheid negatieve uren optellen bij die bestemming.

Dit komt door de instelling “Geef weergave toegang aan” in het dossier. Indien er bij deze instelling namen aangevinkt staan hebben alleen die medewerkers toegang tot het dossier.

Wanneer het aantal uren van een medewerker wijzigt kunt u de volgende stappen nemen.

• Zet het huidige contract op type contract: “arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd”
• Geef als einddatum de laatste dag dat de huidige uren van toepassing zijn
• Maak een nieuw contract met als begindatum de eerste dag dat de nieuwe uren van toepassing zijn.
• Pas de standaard werkuren aan*
  *Het wijzigen van standaard werkuren kan impact hebben op het verleden. Sluit dus eerst de huidige standaard werkuren af op de laatste dag dat ze van toepassing zijn en maak nieuwe standaard werkuren vanaf maandag wanneer ze van toepassing zijn.

Neem contact op met support@dentalrules.nl om hier een koppeling voor aan te vragen.

Om een algemene inlog in te stellen kunt u:

• Een medewerker aanmaken met een algemene inlog naam
• De benodigde rechten aanzetten m.b.v. een functietitel of de medewerkers rechtenmatrix
• Ga in de linker menu balk naar “Instellingen” -> “Systeem informatie”
• Selecteer onder “Algemene inlogpagina” de net aangemaakte “medewerker”
• Druk op “Opslaan”

Om een afdeling aan het rooster toe te kunnen voegen moeten er afdelingsuren aangemaakt worden. Klik bij het rooster op het grijze tandwiel en kies voor “afdelingsuren aanmaken”. Hier kunt u de tijdsblokken aanmaken en onderin de afdeling(en) selecteren.

Indien de afdeling nog niet bestaat kunt u deze aanmaken via “instellingen” -> “bedrijfsafdeling” -> “Aanmaken”. Hierna kunt u de bovenstaande stap uitvoeren.