Periodieke taken aanmaken

Klik binnen de periodieke taken op het tandwieltje waarna u kiest voor “Taak toevoegen”.

In het overzicht wat naar voren komt, vult u alle benodigde informatie in. Geef de periodieke taak een naam, omschrijf wat de taak inhoudt en selecteer indien nodig één of meerdere locaties waarvoor u de periodieke taak aan wilt maken.

Bij “Toegewezen aan” kunt u medewerkers selecteren waaraan u de taak wilt toebedelen. Is elke werknemer verantwoordelijk dan kunt het beste niemand selecteren.

Een eindverantwoordelijke is verplicht om in te voeren in combinatie met een ISO-certificering.

Ook kunt u een functiegroep koppelen aan de periodieke taak.

De periodieke taak kunt u een startdatum geven en kiezen op welke frequentie deze periodieke taak herhaald moet worden. Let u erop wanneer u een startdatum invoert welke in de toekomst ligt dan zal de periodieke taak op “Afgerond” staan. Dat is logisch omdat het eerste moment dat de taak moet worden uitgevoerd in de toekomst ligt.

Indien gewenst voegt u bijbehorende protocol en/of handleiding toe.

Er kan een apparaat en een leverancier of verwijspraktijk worden gekoppeld aan de periodieke taak. Bij een onderhoudstaak welke wordt uitgevoerd door een extern bedrijf is dit bijvoorbeeld van belang omdat u daar vaak van tevoren een afspraak voor dient te maken.

Wanneer u een afspraak dient te maken kunt u bij “Vooraf al melden vanaf” instellen dat de taak een aantal weken van tevoren al inzichtelijk wordt voor de medewerker die dit moet regelen.

Eventueel kunt u een aftekenlijst aan een periodieke taak toevoegen. Dit kunt u bijvoorbeeld doen wanneer de airco’s in de behandelkamers gereinigd dienen te worden. U kunt dan voor elke kamer een aparte aftekenlijst aanmaken. Om deze aan te maken klikt u op “Voeg checklisten toe” waarna er een invoerbalk onder “Aftekenlijst” verschijnt. Hier geeft u de “subtaak” een naam. Met het eerder genoemde voorbeeld kunt u bijvoorbeeld checklist toevoegen als:

• Airco reinigen K1
• Airco reinigen K2 enz.

Voor elke subtaak binnen deze periodieke taak voegt u een aparte regel “Voeg checklisten” toe.*

Wilt u een checklisten verwijderen dan klik u eenvoudig onder het item wat u wilt verwijderen op de rode knop “Verwijder checklisten”.

Klik op “Opslaan” om uw periodieke taak te bevestigen.

* Wanneer u een periodieke taak heeft gemaakt met subtaken welke afgetekend dienen te worden kunnen uw medewerkers deze subtaken afzonderlijk van elkaar aftekenen. Achter de taak gaan ze naar het informatieknopje “i”. Wanneer daarop geklikt wordt komt er een veld naar voren waar het tabblad “Aftekenen” gekozen dient te worden. Daar kan onder het kopje “Aftekenlijst” de check box worden aangevinkt van de subtaak die op dat moment is uitgevoerd. Vervolgens wordt zichtbaar hoeveel procent van de periodieke taak is uitgevoerd. U moet na het aanvinken van de subtaak niet op Opslaan klikken omdat de taak dan volledig wordt afgetekend. Wanneer u een subtaak heeft afgetekend verlaat u het overzicht door op het kruisje “X” te klikken.