Aan de slag met de bibliotheek

In DentalRules beschikt u over een bibliotheekomgeving, waarin u bestanden centraal kunt opslaan en delen met uw team. 
De bibliotheek ondersteunt uw praktijk bij het beheren van documenten zoals werkinstructies, handleidingen en overige bestanden. 
U kunt documenten delen met collega’s met beheersbare toegangsrechten, handleidingen koppelen aan apparaten en herinneringen instellen voor verlopen documenten.
 

1. Navigeren naar de bibliotheek

• Klik in het linker menu op Bibliotheek. U vindt deze optie onder het kopje Dagelijkse processen.

• U komt nu op de overzichtspagina van de bibliotheek. Bovenaan de pagina ziet u keuze voor de juiste Bedrijfslocatie (indien van toepassing). Rechts bovenaan vindt u de knop Bestand toevoegen en Map toevoegen.

2. Een map toevoegen

Om uw bestanden overzichtelijk te organiseren, kunt u mappen aanmaken in de bibliotheek.

• Klik op de groene knop Map toevoegen in het overzicht van de bibliotheek.

• Vul de naam van de map in, selecteer of het een hoofdmap mag worden of een sub-map onder een reeds bestaande map. Selecteer de bedrijfslocatie(s) waar u de map zichtbaar wilt maken en klik op Toevoegen om de map aan te maken. De map verschijnt nu in het overzicht van de bibliotheek. 
  Heeft u een map aangemaakt die niet iedereen mag inzien, dan kunt u bij deze map de toegang weigeren voor teamleden.

3.Een bestand toevoegen

Wanneer u een document wilt opslaan in een bibliotheekmap, voegt u een bestand toe en vult u de bijbehorende gegevens in.

• Klik op de groene knop Bestand toevoegen in het overzicht van de bibliotheek.
• U komt nu op de pagina Bestand waar u de gegevens van het bestand kunt invullen. Vul bij het veld Titel de naam van het bestand in. Dit veld is verplicht.

• Selecteer bij het veld Map de map waarin u het bestand wilt plaatsen. Kies een eerder aangemaakte map uit de keuzelijst.
• Bij het veld Eigenaar selecteert u de eigenaar van het bestand uit de keuzelijst. Standaard staat hier niets ingevuld. Dit veld is optioneel. 
• Vul indien gewenst, bij het veld Verloopdatum een datum in waarop het document verloopt. Wanneer u een verloopdatum instelt, ontvangt u een herinnering wanneer het document herzien moet worden.
• Bij het veld Apparaten kunt u het bestand koppelen aan een of meerdere apparaten in uw praktijk. Selecteer de gewenste apparaten uit de keuzelijst.
• Klik op de groene upload-knop om het bestand vanaf uw computer te selecteren en te uploaden.

• Klik op de knop Toevoegen  rechts onderin om het bestand op te slaan in de bibliotheekmap.

4. Overzicht van de bibliotheek

In het overzicht van de bibliotheek ziet u al uw mappen en bestanden. 
Boven de lijst vindt u de knoppen Bestand toevoegen en Map toevoegen, en een zoekveld Zoek bestand waarmee u snel bestanden kunt terugvinden.

Achter elk bestand kunt u de volgende iconen vinden:

• Waarschuwingsdriehoekje – hiermee ziet u of een document verlopen is.

• Oogje – hiermee opent u het bestand om het te bekijken.

• Potloodje – hiermee opent u het bestand om de gegevens te bewerken.

• Kruisje – hiermee verwijdert u het bestand uit de bibliotheek.