Aan de slag met het inkloksysteem

Binnen DentalRules is er een inklokmodule beschikbaar wanneer u het Premium pakket heeft. 
Met de inklokmodule kunnen uw teamleden in- en uitklokken op basis van uw IP-adres, via een mobiel apparaat, WiFi of computer. 
In deze handleiding leest u hoe het inkloksysteem werkt en waar u de inklokmomenten kunt terugvinden.

Hoe werkt het inkloksysteem?

Het inkloksysteem biedt meerdere voordelen. Teamleden kunnen inklokken op elke computer, mobiele telefoon of tablet. Een bijkomend voordeel is dat IP-adressen ingesteld kunnen worden. Dit betekent dat een persoon binnen het bereik van dat IP-adres moet zijn om in te klokken. In de meeste gevallen is dat de praktijk. Men kan dus niet buiten de praktijk inklokken.

Als de IP-adresinstelling niet is geactiveerd, kan de persoon overal inklokken. Dit is handig wanneer uw praktijk naar externe locaties gaat.

Inklokken gebeurt met een PIN-code, die te vinden is in het persoonlijke portaal van de werknemer. De PIN-code kan slechts één keer worden gebruikt voor aanmelding en is individueel en niet te wijzigen, waardoor ermee knoeien niet mogelijk is.

Let op!

De inklokmodule wordt door DentalRules voor u ingesteld. Neem contact op met DentalRules als u de inklokmodule wilt activeren of als u wijzigingen wilt in de IP-adresinstellingen.

Waar vindt u de inklokmomenten?

De inklokmomenten van uw teamleden kunt u op drie plekken terugvinden binnen DentalRules:

• HR › Klokoverzicht: hierin vindt u een overzicht van alle inklokmomenten van al uw teamleden. Navigeer in het menu onder het kopje HR naar Inklokoverzicht.

• Teamledendossier › Overview Inklokmomenten: hierin vindt u de persoonsgebonden inklokmomenten van een specifiek teamlid. Open het teamledendossier van het betreffende teamlid en klik op de knop Overview Inklokmomenten.

• Dashboard › HR-zaken: hier verschijnen meldingen over teamleden die niet zijn uitgeklokt (als u dit bij de Dashboard-Instellingen heeft aangevinkt) en aanvragen van teamleden voor mutaties van inklokmomenten.

Inklokmomenten bekijken via het menu

Wanneer u een overzicht wilt van alle inklokmomenten van uw teamleden, navigeert u via het menu naar het inklokoverzicht.

1 Navigeer in het menu onder het kopje HR naar Klokoverzicht.

2 U ziet nu een overzicht van alle teamleden met hun inklokmomenten. Per teamlid ziet u de naam, datum, in- en uitkloktijd en de duur.

3 U kunt de inklokmomenten filteren op datum en op teamlid.
 

Inklokmomenten bekijken via het Teamledendossier

Wanneer u de inklokmomenten van een specifiek teamlid wilt bekijken, kunt u dit doen via het teamledendossier.

1 Navigeer naar Teamleden en open het teamledendossier van het betreffende teamlid.

2 Klik op de knop Overview inklokmomenten in de tabbalk bovenaan het dossier.

3 U ziet nu de inklokmomenten van dit teamlid. U kunt de momenten hier bekijken, en als beheerder kunt u een inklokmoment toevoegen of wijzigen.
 

Aanwezige medewerkers bekijken op het dashboard

Op het dashboard heeft u een knop waarmee u de aanwezige medewerkers kunt bekijken. Hier ziet u welke teamleden zijn ingeklokt en op welke tijden.

1 Klik op het dashboard op de knop Aanwezige medewerkers (of de knop met het locatie-icoontje).

2 U ziet nu een overzicht van alle ingeklokte teamleden met hun naam, afdeling, BHV-status en ingeklokte tijden.

Let op!

Welke teamleden de inkloktijden kunnen bekijken is afhankelijk van de functie en rechten binnen het systeem. Zo hoeven tandartsen bijvoorbeeld niet in te klokken.

Een inklokmoment toevoegen of wijzigen

Als beheerder kunt u inklokmomenten handmatig toevoegen of wijzigen. Dit is handig wanneer een teamlid is vergeten in of uit te klokken.

1 Open het teamledendossier van het betreffende teamlid en navigeer naar Overview inklokmomenten.

2 Klik op de knop Inklok toevoegen, om een inklokmoment toe te voegen of klik op het betreffende inklokmoment om dit te wijzigen.

3 Vul de gewenste gegevens in en klik op Opslaan om uw wijziging te bevestigen.

Let op!

Wanneer een teamlid vergeten is uit te klokken, kan hij of zij zelf een wijzigingsverzoek indienen. Dit verzoek dient u als beheerder goed te keuren. U vindt deze verzoeken terug op het dashboard onder HR-zaken.