"N" Hoe draag ik taken, gesprekken en actiepunten over aan een ander teamlid?

Met de sectie Overdracht van de pagina HR-instellingen zet u het werk van een vertrekkend teamlid in één keer over naar een collega. U telt eerst wat er verandert en voert daarna pas de overdracht uit.

1 Ga naar de pagina HR-instellingen via Instellingen in het linkermenu.

2 Klik in de navigatie links op Overdracht.

3 Kies bij Locaties voor welke locaties u het werk wilt overdragen.

4 Kies bij Ontvangend teamlid het teamlid dat het werk overneemt. Alleen teamleden die op alle gekozen locaties werken worden getoond.

5 Kies bij Vertrekkend teamlid het teamlid wiens werk overgaat. Laat dit veld leeg als u al het werk van de gekozen locaties wilt overdragen.

6 Zet bij 2. Wat gaat er over een vinkje bij Taken als u taken wilt overdragen. Er verschijnen extra keuzes:

• Ook taken die al een eindverantwoordelijke hebben: staat dit uit, dan gaan alleen taken zonder eindverantwoordelijke over.
• Ook toevoegen als uitvoerder: hiermee wordt de ontvanger ook toegevoegd aan de uitvoerders van de taak en van de openstaande afvinkmomenten. De huidige uitvoerders blijven staan.
• Alleen deze herhalingen: hier kiest u of alleen taken met een bepaalde herhaling overgaan. Leeg betekent alles.
• Bedrijfsafdelingen: hier kiest u of alleen taken van bepaalde afdelingen overgaan. Leeg betekent alles.

7 Zet een vinkje bij Gesprekken als u gesprekken wilt overdragen. Kies daarna of ook de gesprekken die nog moeten plaatsvinden overgaan (Ook gesprekken die nog moeten plaatsvinden) en of ook gewone vergaderingen meegaan (Ook gewone vergaderingen).

8 Zet een vinkje bij Actiepunten als u open actiepunten wilt overdragen. Kies daarna of het gaat om Actiepunten om uit te voeren, Actiepunten om eindverantwoordelijke voor te zijn, of beide.

9 Klik onderaan op Tel wat er verandert. Er wordt nog niets gewijzigd.

10 Bij 3. Controleren en overdragen ziet u per categorie hoeveel items worden Gewijzigd, Overgeslagen en Gevonden, met de tekst Dit verandert de overdracht. Druk nogmaals op de knop om het uit te voeren.

11 Klopt het overzicht, klik dan op de knop met het aantal items, bijvoorbeeld 12 items overdragen. U ziet de melding De overdracht is uitgevoerd. en hoeveel items zijn overgedragen.

Let op!

Past u na het tellen nog een keuze aan, dan vervalt de telling en heet de knop weer Tel wat er verandert. Zo voert u nooit een overdracht uit op basis van een oude telling.

Wilt u het werk van een teamlid overdragen dat vertrekt, doe dit dan vóór het archiveren. Bij archiveren wordt het teamlid uit de taken gehaald en kan de overdracht niet meer vinden wat aan hem of haar hing.

Actiepunten kunt u alleen overdragen als u een vertrekkend teamlid kiest. Zonder vertrekkend teamlid is de keuze Actiepunten uitgeschakeld. Afgeronde actiepunten gaan nooit mee.

Bij gesprekken wordt de ontvanger meelezer: hij of zij kan het gesprek en de notulen lezen, maar niet deelnemen, en krijgt geen uitnodiging of melding.

Het vertrekkende en het ontvangende teamlid kunnen niet hetzelfde zijn, en u moet minimaal één categorie kiezen.

Ziet u de melding Er verandert niets met deze keuzes., dan is er voor uw keuzes niets om over te dragen.

Mislukt een deel van de overdracht, dan ziet u hoeveel aanroepen zijn mislukt. Wat in de tabel staat is wel doorgevoerd. Voer de overdracht opnieuw uit voor de rest.

Let op! Voor meer handleidingen over Instellingen klikt u hier.