Functioneringsgesprekken en tussentijdse/beoordelingsgesprekken

In uw DentalRules omgeving heeft u de mogelijkheid om uw eindejaarsgesprekken ofwel functioneringsgesprekken, tussentijdse/beoordelingsgesprekken te registreren in de teamledendossiers.

1 Allereerst gaat u naar Instellingen-Interview velden. Hier kunt u het formulier instellen wat u gaat gebruiken voor uw functioneringsgesprekken, tussentijdse/beoordelingsgesprekken.

2 In de formulieren zijn standaard velden ingesteld welke zichtbaar worden in het formulier. 

Deze kunt u onzichtbaar maken door in de checkbox achter een veldlabel het vinkje aan of uit te zetten. 

3 Ook kunt u zelf extra veld labels toevoegen door op de blauwe knop Aanmaken+ te klikken.

Veld labels die u zelf heeft aangemaakt kunt u nog bewerken met het potloodje of verwijderen met het prullenbakje. En zichtbaar of onzichtbaar maken in de gespreksformulieren doormiddel van het vinkje in de checkbox.

Let op! De volgorde van de veld labels kunt u niet aanpassen. Zorg er dus voor dat u de veld labels die u wilt toevoegen in de gewenste volgorde toevoegt.

Belangrijk om ook rekening mee te houden! Wanneer u veld labels uitzet worden deze velden ook onzichtbaar in  de reeds verwerkte gespreksformulieren. Maak dus uw formulier eerst helemaal naar wens voordat u deze functie in gebruik gaat nemen binnen DentalRules. 

Wanneer u dit heeft gedaan bent u klaar om uw gesprekken te gaan registreren in DentalRules. In de volgende stappen leggen wij uit hoe u dit kunt doen. 

1 Ga naar het teamledendossier van het teamlid waarmee u een gesprek wilt plannen. 

Onder het persoonlijke rooster vindt u de panelen Functioneringsgesprekken en Tussentijds- en beoordelingsgesprekken.

2 Achter het jaartal waarin u het gesprek wilt voeren klikt u op het groene icoontje.

3 Het gespreksveld komt nu naar voren. 

Hierin vult u het eerste gedeelte alvast in en kunt u ook de vragen velden alvast invullen ter voorbereiding op het gesprek. Deze zijn op dit moment alleen nog voor u inzichtelijk en niet voor het teamlid. 

4 Zorg dat u het teamlid persoonlijk uitnodigt voor het gesprek.

Het teamlid krijgt hiervan geen melding binnen DentalRules. 

5 U kunt aangeven in het gesprekformulier of het teamlid, voor aanvang van het gesprek ook alvast de vragen mag beantwoorden. 

Zet hiervoor een vinkje in de checkbox onderaan de vragenvelden in het formulier.*

*Wanneer u heeft aangegeven dat het teamlid alvast vragen mag beantwoorden zal hij/zij dit in het persoonlijke DentalRules account kunnen doen. In de panelen Functioneringsgesprekken en Tussentijds- en beoordelingsgesprekken verschijnt er een ?-icoontje achter de gespreksdatum. Als men hierop klikt kan het teamlid de vragen beantwoorden en ziet u deze antwoorden terug in het formulier. 

Let op! Het teamlid heeft ook de mogelijkheid om het gespreksformulier in te zien doormiddel van het oogje en kan daar nu ook zien wat u eventueel al heeft genoteerd bij de vragen die gesteld gaan worden. Wilt u niet dat het teamlid dit al kan zien? Dan kunt u de functie dat het teamlid de vragen alvast mag beantwoorden niet gebruiken of zult u uw antwoorden daar nog niet op voorhand in moeten vullen. 

Het teamlid kan hier geen aanpassingen doen alleen maar in het formulier achter het ?-icoontje.

6 Achter geplande gesprekken heeft u nog een aantal functionaliteiten staan.

Hiermee kunt u de antwoorden van het teamlid inzien.

Hiermee kunt u nog wijzigingen aanbrengen.

Hiermee kunt u het geplande gesprek verwijderen.

7 Wanneer het gesprek plaats vindt kunt u het gespreksformulier erbij pakken en deze verder aanvullen door op het potloodje te klikken.

Zorg ervoor dat u bovenin het formulier op de knop Opslaan klikt wanneer u aanpassingen doet in het gespreksformulier.

Vanuit het gespreksformulier kunt u indien gewenst, direct actiepunten toekennen. Vergeet niet om op Opslaan Actiepunten te klikken. Deze actiepunten zullen bij de verantwoordelijke op het dashboard en in de taken omgeving worden weergegeven. 

8 Heeft u het gesprek afgerond en zijn de notities compleet? 

Dan kunt u het gesprekverslag definitief maken. Hiervoor zullen zowel u als het teamlid, op hetzelfde moment op dezelfde computer een handtekening moeten zetten in de daarvoor bestemde velden in het gespreksformulier.* 

Klik vervolgens bovenin het formulier op Opslaan.

Het gespreksverslag staat nu vast en is door u en het teamlid in te zien door op het Oogje te klikken achter het betreffende gesprek. 

*Wilt u, nadat een formulier definitief is gemaakt het gespreksverslag nog aanvullen of aanpassen? Dan kan dat alleen door aan het DentalRules Supportteam te vragen of het betreffende formulier weer opengezet kan worden.

Het betrokken teamlid zullen wij hiervan ook op de hoogte brengen en u zult beide opnieuw moeten teken om het gespreksverslag weer definitief te maken. 

9 Wilt u meerdere gesprekken in één jaar verwerken dan klikt u in de panelen op dit icoontje:

En kunt en een extra gespreksformulier aan een jaartal toevoegen.