Aan de slag met de ISO

Binnen DentalRules kunt u de volledige ISO-omgeving beheren voor uw praktijk. 
De ISO-module ondersteunt ISO 9001, ISO 27001, NEN 7510 en HKZ. 
Hierdoor heeft u alle documentatie voor uw certificering op één plek beschikbaar.

Wat biedt de ISO-omgeving?

De ISO-omgeving in DentalRules biedt u de volgende mogelijkheden:

• Documentatie: alle documentatie voor uw certificering overzichtelijk op één plek
• Doelen en KPI’s: stel doelen in en monitor de voortgang door de tijd heen
• Management review: vul het standaardformulier in voor uw jaarlijkse management review
• Audit rapporten: houd interne en externe audits bij, inclusief vragenlijsten die u als sjabloon kunt hergebruiken
• Stakeholderanalyse: breng uw stakeholders in kaart met belang, invloed en communicatievormen
• Stroomdiagrammen: leg uw processen vast met hoofd- en sub processen, inclusief risico’s en maatregelen

1.Navigeren naar de ISO-omgeving

Om bij de ISO-omgeving te komen, volgt u de volgende stappen:

• Klik links in het menu op ISO.

• Klik vervolgens op ISO 9001.

  

• U komt nu op het overzicht van de ISO 9001 pagina terecht. Hier ziet u verschillende onderdelen: 
  Doelen en KPI’s, Management review, Audit rapporten, Strategie-beleidsverklaring, Missie en Visie, en meer.

2.Doelen en KPI’s

Linksboven op de ISO 9001 pagina vindt u het paneel Doelen en KPI’s. Hier kunt u per jaar uw doelen en KPI’s vastleggen en bijhouden.

• Klik op het jaar waarvoor u de KPI’s wilt bekijken of bewerken.
• Klik op het bewerk knopje (gele potloodje) om KPI’s toe te voegen of aan te passen. U kunt KPI’s op verschillende plekken toevoegen, maar ook op generiek niveau.
• Klik op het oogje om alle KPI’s in beeld te krijgen. U ziet dan per KPI de begroting (wat u zou willen bereiken) en de realisatie.

• Vul per maand de realisatie in. U kunt daarnaast een toelichting aangeven over de ontwikkeling van de KPI.
• Indien u vindt dat er een actie moet worden uitgevoerd, kunt u een actiepunt toevoegen bij de KPI. Dit actiepunt wordt vervolgens weergegeven bij de verantwoordelijke medewerker.

3.Management review

Rechtsboven op de ISO 9001 pagina vindt u het paneel Management review. Hier kunt u per jaar een management review aanmaken.

• Klik op het jaar waarvoor u de management review wilt invullen.
• Vul het standaardformulier in met de standaardvragen.

4.Audit rapporten

Onder het paneel Management review vindt u de Audit rapporten. Hier kunt u zowel interne als externe audits registreren.

• Klik op Aanmaken om een nieuw auditrapport toe te voegen, of klik op Maak een sjabloon om een herbruikbaar sjabloon aan te maken.
• Bij het aanmaken van een sjabloon kunt u verschillende vragen instellen. Dit sjabloon kunt u vervolgens delegeren naar interne medewerkers die de vragen moeten beantwoorden.
• De manager kan vervolgens reageren op de antwoorden van de medewerker.
  
  
  

5.Strategie-beleidsverklaring, Missie en Visie

Onder de Audit rapporten vindt u de secties Strategie-beleidsverklaring en Missie en Visie. Dit zijn documenten die u als PDF-bestand kunt uploaden in het systeem. Daarnaast kunt u hier ook uw Meerjarenplan en Jaarplan opslaan.

• Klik op Aanmaken achter de betreffende sectie.
• Upload het gewenste PDF-bestand.

6.Stakeholderanalyse

In de Stakeholderanalyse kunt u per stakeholder vastleggen hoe deze zich verhoudt tot uw organisatie. U kunt dit elk jaar opnieuw invullen.

• Klik op Stakeholder toevoegen om een nieuwe stakeholder aan te maken.
• Geef aan of de stakeholder intern, extern of een interface is.
• Selecteer of het een primaire of secundaire stakeholder betreft.
• Vul de naam in. U kunt ook een leverancier selecteren in plaats van de naam handmatig in te typen.
• Bepaal het belang en de invloed van de stakeholder. Op basis hiervan wordt automatisch de categorie bepaald: Monitoring, Informeren, Samenwerken of Tevreden houden.
• Selecteer de communicatievormen waarmee u contact heeft met deze stakeholder (bijvoorbeeld e-mail, telefonisch, social media, enzovoort).
• Vul de verwachtingen van beide partijen in.
• Beantwoord de aanvullende algemene vragen.

7.Stroomdiagram

Onder het kopje ISO links in het menu vindt u ook de optie Stroomdiagram. Hier kunt u de verschillende processen van uw organisatie vastleggen.

• Klik links in het menu op ISO en vervolgens op Stroomdiagram.
• Maak een hoofdproces aan via de knop Nieuw Stroomschema.
• Via het pijltje bij een hoofdproces kunt u sub processen toevoegen.
• Per stap in het proces kunt u risico’s toevoegen. Hierbij geeft u aan wat de kans, het effect en de detectiegraad is.
• Bepaal of u aanvullende maatregelen wilt treffen.
• Geef aan of u het restrisico accepteert of niet accepteert.

Let op!

Door de ISO-omgeving en de stroomdiagrammen samen te gebruiken, voldoet u aan de eisen van ISO, HKZ en de overige normeringen.