Aan de slag met de protocollen

De protocollenomgeving in DentalRules biedt u de mogelijkheid om alle protocollen van uw praktijk overzichtelijk te beheren. 
De omgeving voldoet aan de verschillende normeringen binnen de tandheelkunde, waardoor u met een gerust hart een certificering tegemoet kunt zien.

In dit artikel leest u wat u kunt doen binnen de protocollenomgeving, welke onderdelen beschikbaar zijn en hoe u de belangrijkste functies gebruikt.

Wat kunt u doen met de protocollen?

De protocollenomgeving biedt de volgende mogelijkheden:

Protocollen bewerken: via de ingebouwde Word-editor kunt u uw protocollen eenvoudig bewerken en aanpassen naar uw eigen wensen.

Delen tussen locaties: protocollen kunnen gedeeld worden tussen verschillende bedrijfslocaties. Hierdoor hoeft u maar één protocol te bewerken en is het direct zichtbaar voor al uw collega’s op alle gekoppelde locaties.

Handleidingen en richtlijnen koppelen: u kunt richtlijnen en bibliotheekbestanden koppelen aan een protocol. Een richtlijn is bijvoorbeeld handig om uit te leggen, waarom u bepaalde regels toepast. 
Een handleiding kan toelichting geven over een apparaat.

Historie: elke keer als u een protocol bewerkt, wordt automatisch een nieuwe versie aangemaakt. Hierdoor kunt u door de tijd heen bekijken wat er is veranderd.

Conceptversie: u kunt alvast werken aan een nieuwe versie van een protocol zonder dat andere collega’s deze versie al te zien krijgen.

Ondertekenen: u kunt collega’s de opdracht geven om protocollen te lezen en te ondertekenen. Dit is van belang voor protocollen die wettelijk verplicht zijn om te ondertekenen.

Integratie: protocollen kunnen geïntegreerd worden met andere onderdelen in DentalRules, zoals taken, apparaten de ISO-omgeving en stroomdiagrammen.
 

De drie onderdelen van de protocollenomgeving

De protocollenomgeving bestaat uit drie tabbladen:

Protocollen: hier vindt u alle protocollen van uw eigen praktijk, georganiseerd in mappen.

Richtlijnen: hierin staan de richtlijnen die u zelf kunt inzien en koppelen aan protocollen.

Modelprotocollen: dit zijn templates van veelvoorkomende protocollen. U kunt een modelprotocol openen en importeren in uw eigen omgeving, zodat u het kunt aanpassen naar uw eigen wensen.

Beschikbare functies binnen Protocollen

Binnen het tabblad Protocollen heeft u de volgende functies tot uw beschikking:

Map toevoegen: maak een nieuwe map aan om uw protocollen in te organiseren.

Protocol toevoegen: voeg een nieuw protocol toe aan een bestaande map.

Sorteren: bepaal de volgorde van de mappen en de documenten binnen de mappen.

Toegang blokkeren: blokkeer de toegang tot bepaalde mappen voor specifieke teamleden.

Aftekenlijst: bekijk in één overzicht welke teamledenprotocollen hebben ondertekend voor gelezen, inclusief de datum waarop dat is gebeurd.

Verlopen protocollen

Wanneer u een uitroepteken ziet staan achter een map, betekent dit dat er binnen die map protocollen zijn die verlopen zijn. De eigenaar van het protocol en eventueel de schrijvers krijgen op hun dashboard een melding wanneer een protocol verlopen is.

Let op!

De vuistregel is dat een protocol meestal 1 tot 2 jaar meegaat. Het is belangrijk om na het verlopen van een protocol te controleren of de inhoud nog klopt. U kunt vervolgens de verloopdatum verlengen.

Een map toevoegen

Wanneer u een nieuwe map wilt aanmaken om uw protocollen in te organiseren, doorloopt u de volgende stappen.

1 Ga in het menu naar Protocollen.

2 Klik op de groene knop Map toevoegen.

3 Geef de map een titel.

4 Selecteer eventueel een hoofdmap als u daaronder een sub-map wilt aanmaken. Als u geen hoofdmap selecteert, wordt deze map een hoofdmap.

5 Selecteer de bedrijfslocatie(s) waaraan de map gekoppeld moet zijn.

6 Geef eventueel aan welke werknemers verplicht zijn om alle protocollen binnen de map te ondertekenen voor gelezen.

7 Klik op Toevoegen om de map op te slaan.

Let op!

Wanneer u een map koppelt aan meerdere locaties, zullen alle aanpassingen die u doet aan de map bij alle gekoppelde locaties verwerkt worden.

Een protocol toevoegen
 

Wanneer u een nieuw protocol wilt toevoegen aan een bestaande map, doorloopt u de volgende stappen.

1 Ga in het menu naar Protocollen.

2 Klik op de groene knop Protocol toevoegen.

3 Selecteer de map waarin u het protocol wilt opslaan.

4 Geef het protocol een titel.

5 Kies of u een Word-bestand of een PDF-bestand wilt uploaden. U kunt er ook voor kiezen om een protocol te schrijven in de ingebouwde Word-editor.

6 Stel een verloopdatum in.

7 Selecteer eventueel een geautoriseerd teamlid. Dit teamlid is de enige die een nieuwe versie van het protocol live mag zetten.

8 Voeg eventueel auteurs toe. Auteurs mogen het protocol bewerken, ook als zij in de basis geen rechten hebben om protocollen te bewerken.

9 Selecteer de bedrijfslocaties waarop het protocol van toepassing is.

10 Geef bij Functietitels die moeten ondertekenen aan welke teamleden het protocol moeten lezen en ondertekenen.

11 Klik op Toevoegen om het protocol op te slaan.

Een protocol bekijken

Wanneer u een protocol opent, ziet u de inhoud van het protocol. Vanuit dit scherm heeft u de volgende mogelijkheden:

Ondertekenen: als u het protocol nog niet heeft ondertekend, ziet u rechts een knop Ondertekenen handleiding. Hiermee kunt u een handtekening zetten die zichtbaar wordt voor de manager.

Downloaden of afdrukken: u kunt het protocol downloaden of afdrukken via de beschikbare knoppen.

Gekoppelde bestanden en richtlijnen: hierin ziet u de bibliotheekbestanden en richtlijnen die aan het protocol gekoppeld zijn. Door op het oogje te klikken opent u het gekoppelde document direct.

Ontkoppelen of toevoegen: als een richtlijn niet meer van toepassing is, kunt u deze ontkoppelen. Nieuwe bestanden of richtlijnen kunt u toevoegen door op Toevoegen te klikken.

Historie

Binnen elk protocol is het tabblad Historie beschikbaar. Elke keer dat een protocol wordt bewerkt, wordt automatisch een nieuwe versie aangemaakt. U kunt bij het tabblad Historie het oude document nog inzien.

Wanneer u een nieuwe versie publiceert, kunt u ervoor kiezen de handtekeningen van de teamleden die het protocol eerder hebben ondertekend niet mee te nemen naar de nieuwe versie. Dit doet u door onder het protocol het vinkje bij Handtekening van vorige versie meenemen, uit te zetten. Op dat moment moeten teamleden de nieuwe versie opnieuw ondertekenen.

Zet u het vinkje aan Handtekening van vorige versie meenemen, dan worden alle handtekeningen meegenomen naar de nieuwe versie. Bijvoorbeeld wanneer u alleen een verloopdatum heeft gewijzigd of onbelangrijke wijzigingen heeft aangebracht. 

Aftekenlijst

Bij de functie Aftekenlijst ziet u alle teamleden in één overzicht. Hierbij ziet u hoeveel protocollen elk teamlid al heeft ondertekend en welke nog niet. Bij de teamleden die protocollen hebben ondertekend, ziet u een handtekening staan met de datum waarop dat is gebeurd.

Workflow

Bij elk protocol kunt u een workflow instellen. De workflow geeft aan waar het protocol in het werkproces hoort. U kunt stappen definiëren die vóór het protocol gedaan moeten worden en stappen die na het protocol volgen.