"N" Hoe voeg ik een extra document toe aan een personeelsdossier?

Op het sub-tabblad Extra documenten in het personeelsdossier kunt u documenten van een teamlid bewaren, zoals een diploma, een VOG, een sleutel of een loonheffingsverklaring. U uploadt hiervoor een bestand, of u maakt het document aan op basis van een documentsjabloon.

1 Open het personeelsdossier van het teamlid via de pagina Teamleden.

2 Klik op het tabblad Documenten en daarna op het sub-tabblad Extra documenten.

3 Klik rechtsboven op de knop Toevoegen.
 

4 Het venster Extra document toevoegen wordt geopend. Kies bij Type document het soort document.

5 Controleer de Datum afgifte. Deze staat standaard op vandaag.

6 Vul zo nodig de Vervaldatum in. Dit veld is niet verplicht.

7 Vul de Document titel in en, indien van toepassing, het Serienummer.

8 Moet het teamlid het document of voorwerp later inleveren, zet dan een vinkje bij Moet ingeleverd worden. Er verschijnen dan twee extra velden: Datum van teruggave en Opmerkingen bij teruggave.

9 Upload bij Bestand het document vanaf uw computer. Wilt u het document aanmaken op basis van een sjabloon, volg dan de handleiding Hoe maak ik een extra document aan op basis van een documentsjabloon?

10 Klik op Toevoegen om het document op te slaan.

11 Het document staat nu in de tabel Overige documenten.

Let op!

Een extra document heeft altijd een geüpload bestand of een sjabloon nodig. Laat u beide leeg, dan ziet u de melding: Een extra document vereist een geüpload bestand of een sjabloon.

Kiest u een documentsjabloon, dan verdwijnt het veld Bestand: het document wordt dan op basis van het sjabloon aangemaakt.

De knop Toevoegen ziet u alleen wanneer u het recht heeft om extra documenten aan te maken én de bedrijfsinstellingen mag inzien. Bij een gearchiveerd teamlid is de knop niet zichtbaar.