Een vergadersjabloon toevoegen

Als u een gestandaardiseerde vergaderstructuur hanteert, is het raadzaam om een sjabloon te gebruiken. Dit bespaart u namelijk aanzienlijk werk bij het instellen van vergaderingen. 

 Om een sjabloon toe te voegen, navigeert u naar ”Vergaderingen” en vervolgens naar ”Sjablonen”.

Binnen ”Sjablonen” klikt u op de groene knop ”Toevoegen”.

Vul het formulier zo volledig mogelijk in:

 Titel: Dit betreft de titel van de vergadering. Uw uitgenodigde collega’s zien deze titel ook op hun dashboard.
 

Frequentie vergaderingen:  Dit veld dient u in te vullen met de frequentie van de vergaderingen. Hoewel het verplicht is voor ISO-gecertificeerde bedrijven, heeft het feitelijk geen functionele waarde. 

Bedrijfslocatie: Geef de locatie aan waar de vergadering zal plaatsvinden. 

Categorie: Indien de vergadering onder een specifieke categorie valt, maak dan de juiste selectie. 

Voorzitter: Dit is de voorzitter van de vergadering. De voorzitter heeft bevoegdheden om de vergadering in de agendastructuur te bewerken, agendapunten te accepteren en de vergadering te leiden. 

Notulist: De notulist houdt tijdens of na de vergadering notulen bij. De notulist heeft de mogelijkheid om notulen te maken, deze definitief op te slaan en de vergadering af te ronden. 

Nadat u deze velden heeft ingevuld, slaat u de vergadering op. U kunt het sjabloon verder aanvullen met teamlid rollen, functietitelrollen en vaste agendapunten. 

Rol teamlid: Hier geeft u aan welke teamleden worden uitgenodigd voor dit sjabloon. Dit doet u per teamlid, waarbij u tevens de rol van het teamlid specificeert. 

• Deelnemer: Het teamlid is uitgenodigd en wordt verwacht aanwezig te zijn bij de vergadering. 
• Alleen bekijken: Het teamlid is niet uitgenodigd, maar heeft wel de mogelijkheid de vergadering in te zien voor het lezen van de notulen. 

Functietitelrol:  Hier geeft u aan welke functietitels worden uitgenodigd voor dit sjabloon. Dit doet u per functietitel, waarbij u tevens de rol van de functietitel specificeert. 

• Deelnemer: Alle teamleden met deze functietitel zijn uitgenodigd en worden verwacht aanwezig te zijn bij de vergadering. 
• Alleen bekijken: Alle teamleden met deze functietitel zijn niet uitgenodigd, maar hebben wel de mogelijkheid de vergadering in te zien voor het lezen van de notulen. 

 Agendapunten: Voeg agendapunten toe aan de vergadering. Om een nieuw agendapunt toe te voegen, klik op ”Voeg agendapunt toe”. 

 Sub-agendapunten: Vanuit een agendapunt kunnen sub-punten ontstaan. Deze kunt u hieronder definiëren. Voeg een nieuw sub-agendapunt toe door te klikken op ”Voeg sub-agendapunt toe”. 

Ten slotte klikt u op “Toevoegen” en de vergadering is gereed in DentalRules.