In het systeem kunt u een taak aanmaken met verschillende intervallen.
In deze uitleg nemen wij u stap voor stap mee door de opties die er zijn.
1. Ga naar Taken en klik op "Taak toevoegen". Ziet u de knop niet? Dan heeft u niet de juiste rechten. Dient u deze rechten te krijgen dan kunt naar uw manager/werkgever gaan om te vragen of zij u deze rechten willen geven in het systeem.
2. U komt op de aanmaak pagina. Deze velden krijgt u ook te zien wanneer u een taak gaat bewerken (taak bekijken met het blauwe oogje).
Titel: Is de taak titel die ook tevoorschijn komt in het takenoverzicht.
Omschrijving: Hier kunt u de omschrijving van de taak verduidelijken.
Taak uitvoeren als de afdeling gesloten is: Als deze checkbox aangevinkt staat dan blijft de deadline van de taak bestaan ook wanneer de afdeling gesloten is. Als deze checkbox niet aanstaat dan wordt automatisch de volgende deadline berekend als de kamer gesloten is.
Bedrijfsafdelingen: U kunt direct voor meerdere afdelingen een taak aanmaken. Dit worden aparte taken in het systeem. Later kunt u deze taken dan individueel aftekenen, bewerken en verwijderen.
Verantwoordelijken & Eindverantwoordelijke: Hier kunt u aangeven welke teamleden de taak dienen uit te voeren. Deze taken worden in beginsel dan alleen zichtbaar voor deze geselecteerde teamleden. Andere teamleden kunnen de taak alleen zien wanneer ze het filter in het takenoverzicht aanpassen.
Tijdschema: Hiermee kunt u het interval van de taak instellen. Hierin zijn enkele opties.
Onderaan deze handleiding staat deze functie volledig uitgelegd.
Protocollen, bibliotheekbestanden, apparaten en leverancier: Middels deze invoervelden kunt u koppelingen maken bij de taak naar bestanden, apparaten en/of leveranciers welke u in deze onderdelen heeft verwerkt. Hierdoor heeft u alle belangrijke informatie gekoppeld aan de taak en kunt u dit op een snelle manier vinden.
Invoervelden: Hier kunt u meerdere velden toevoegen die de teamleden moeten invullen als ze de taak aftekenen. Hierbij kunt u ook aangeven of het invoerveld verplicht is om in te vullen.
Checklist: Bij taken kunt u een checklist maken. Deze checklist kunnen teamleden tussentijds afvinken zonder de taak al volledig af te tekenen. Zo weet men zeker dat alle stappen zijn uitgevoerd die behoren tot deze betreffende taak.
Uitleg over het tijdschema:
Startdatum en tijd geeft aan wanneer de taak voor het eerst uitgevoerd moet worden.
Binnen het tijdschema heeft u meerdere opties om in te stellen:
1. Bij een eenmalige taak vult u bij "Herhaling elke" geen in.
2. Wilt u dat de taak dagelijks uitgevoerd wordt? Dan vult u bij "Herhaling elke" 1 dag in.
Daarin heeft u dan ook weer twee opties. Als u bijvoorbeeld 2 invult (om de dag) dan komt de taak om de dag terug. Als u 1 dag invult, oftewel elke dag, dan kunt u ook aangeven op welke dagen specifiek.
3. U kunt er ook voor kiezen om er een week, maand of jaar taak van te maken.
In dat geval kunt u ook een specifieke dag aangeven. Hierdoor wordt altijd de laatste dag voor de volgende deadline geselecteerd zodat u altijd op tijd bent met uitvoeren. Bijvoorbeeld: Elke vrijdag en de volgende deadline is zondag. Dan wordt de deadline de vrijdag voor betreffende deadline zondag.
Als laatste heeft u nog de optie om "Vooraf aankondigen" in te stellen. Dan komt de taak eerder in het takenoverzicht te staan, zodat u er op tijd aan wordt herinnert dat een taak uitgevoerd dient te gaan worden.
Opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.