Aan de slag met het rooster

Wanneer het conceptrooster is goedgekeurd en live is gezet, vindt u het rooster terug in het linker menu onder het kopje HR en vervolgens Rooster. 
Het rooster is uw weekplanning waarin u medewerkers inplant, ad-hoc wijzigingen doorvoert en zaken als vakantie, ziekte en andere afwezigheid beheert.

1.Navigeren in het rooster

Bovenaan het rooster ziet u het weeknummer en het type week (bijvoorbeeld: Week 47, Oneven 2de week). U kunt op de volgende manieren navigeren:

• Klik op de knop Vorige week om naar de voorgaande week te gaan, of op Volgende week om een week vooruit te gaan.
• Wilt u snel naar een specifieke datum navigeren? Klik dan op het kalendericoontje, selecteer de desbetreffende maand en kies de maandag van de gewenste week.
• Klik op de blauwe pijlknop (Ga naar datum) om naar de geselecteerde week te navigeren.

2.Indeling van het rooster

Het rooster toont een weekoverzicht met de dagen van maandag tot en met zondag aan de linkerkant. Bovenaan staan de kolommen voor de verschillende afdelingen en kamers van uw praktijk, zoals Balie, Kamer 1 tot en met Kamer 5, Sterilisatie en Backoffice.

Elk tijdsblok in het rooster toont de begin- en eindtijd, de naam van de ingeplande medewerker en een kleurcode. De kleuren corresponderen met de afdeling of het type medewerker. 
Bovenaan het rooster ziet u gekleurde labels, zoals Mondhygiëne en Tandtechniek, die aangeven welke kleuren bij welke afdeling horen.

Wanneer u een driehoekje met een uitroepteken ziet bij een medewerker, betekent dit dat er een aandachtspunt is voor dat tijdsblok. Medewerkers zonder kleur zijn mogelijk nog niet volledig geconfigureerd. 
Lege cellen met een plusje (+) geven aan dat er nog geen medewerker is ingepland voor dat tijdsblok.
 

3.Instellingen van het rooster

Achter het tandwieltje (rechts van de navigatieknoppen) vindt u alle opties die met het rooster te maken hebben. De beschikbare opties zijn:

• Afdelingsuren aanmaken: hiermee voegt u nieuwe afdelingsuren toe aan het rooster.
• Afdelingsuren / kamer sluiten: hiermee sluit u een afdeling of kamer voor een bepaalde periode.
• Gesloten tijden laten zien: hiermee maakt u gesloten tijdsblokken zichtbaar in het rooster.
• Functietitels koppelen: hiermee koppelt u functietitels aan een afdeling.
• Functietitels ontkoppelen: hiermee ontkoppelt u functietitels van een afdeling.
• Behandeltypes beheren: hiermee beheert u welke behandeltypes aan welke afdeling zijn gekoppeld.
• Coördinatoren: hiermee stelt u coördinatoren in voor het rooster.
• Meerdere locaties weergeven: hiermee toont u het rooster van meerdere bedrijfslocaties tegelijk.
• Rooster omdraaien: hiermee draait u de weergave van het rooster om (rijen en kolommen wisselen).
• Planning kopiëren: hiermee kopieert u de planning van een week naar een andere week.
• Opslaan als een concept: hiermee slaat u de huidige planning op als conceptrooster.

4.Medewerkers inplannen

Om medewerkers in te plannen in het rooster, klikt u op een tijdsblok of op het plusje (+) bij het gewenste tijdsblok. Het dialoogvenster Teamleden koppelen wordt geopend.

• Klik op het gewenste tijdsblok of het plusje (+) in het rooster.

• In het dialoogvenster Teamleden koppelen ziet u bovenaan de geselecteerde afdeling, datum en tijd (bijvoorbeeld: Kamer 1 (27-04-2026: 08:00 - 12:30). Daaronder staan de vereiste functies, zoals Tandarts: 1 en Tandartsassistent: 1.
• Onder het kopje Medewerkers selecteert u de gewenste medewerker(s). In de lijst ziet u alle beschikbare medewerkers met hun functietitel en beschikbaarheidsstatus.

De kleuren in de medewerkerslijst geven de beschikbaarheid aan:

Oranje gekleurd: deze medewerker is vrij en werkt niet op die dag.

Donker gekleurd: deze medewerker is vrij maar zou kunnen werken.

Reeds ingepland: achter de naam staat in welke kamer de medewerker al is ingepland.

4 Klik op Opslaan om de medewerker in te plannen.

Let op! Wanneer u een medewerker selecteert die al in een andere kamer is ingepland, zal het systeem deze medewerker automatisch uit de andere kamer halen en in de door u geselecteerde kamer plaatsen. OOK BIJ DE OPTIE DUBBEL INPLANNEN?

5.Bulkacties bij het inplannen

In het dialoogvenster Teamleden koppelen vindt u onderaan de optie Bulkactie. Hiermee kunt u een medewerker niet alleen voor één dag inplannen, maar ook voor een langere periode.

• Open het dialoogvenster Medewerkers koppelen door op een tijdsblok te klikken.
• Selecteer bij Bulkactie de gewenste frequentie. De opties zijn: Alleen vandaag, Elke week, Om de week of Om de vier weken.
• Wanneer u Elke week, Om de week of Om de vier weken selecteert, verschijnt het veld Tot en met. Vul hier de einddatum in tot wanneer de planning moet gelden.
• Optioneel kunt u in het veld Commentaar een toelichting toevoegen.
• Klik op Opslaan om de bulkactie door te voeren.

6.Tijdsblokken beheren

In het dialoogvenster Teamleden koppelen vindt u rechts bovenaan een tandwieltje. Hiermee kunt u het tijdsblok aanpassen. De opties zijn verdeeld in eenmalige aanpassingen en permanente aanpassingen.
 

7.Eenmalige aanpassingen

• Tijden eenmalig aanpassen: hiermee wijzigt u de tijden van dit tijdsblok alleen voor de geselecteerde dag.
• Afdeling sluiten: hiermee sluit u de gehele afdeling voor deze dag.
• Tijdsblok sluiten: hiermee sluit u alleen dit tijdsblok voor deze dag.
• Functietitels eenmalig aanpassen: hiermee wijzigt u de vereiste functietitels alleen voor deze dag.

8.Permanente aanpassingen

Alle opties onder de streep in het menu gelden vanaf het geselecteerde moment voor de toekomst.

• Tijden voor nu en toekomst aanpassen: hiermee wijzigt u de tijden van dit tijdsblok permanent vanaf dit moment.
• Blok verwijderen voor nu en toekomst: hiermee verwijdert u het tijdsblok permanent.
• Functietitels voor altijd wijzigen: hiermee wijzigt u de vereiste functietitels permanent, bijvoorbeeld wanneer er geen tandarts meer werkt maar een mondhygiënist.

9.Absentie verzoeken

Onder het rooster vindt u het onderdeel Absentie verzoeken. Hier ziet u de vakantie- en absentieaanvragen van medewerkers. Een verzoek is alleen zichtbaar in de week waarin de medewerker vrij heeft gevraagd.

• Navigeer naar de week waarin het absentie verzoek valt.
• Bij het verzoek ziet u de naam van de medewerker, het type absentie (bijvoorbeeld Vakantie / Eerder weg), de begin- en einddatum.
• Klik op de groene knop Accepteren om het verzoek goed te keuren, of op de rode knop Weigeren om het verzoek af te wijzen.

Let op! Wanneer u een absentie verzoek accepteert, zullen de betreffende tijdsblokken rode kruisjes tonen. U dient de medewerker vervolgens handmatig uit te plannen (WAT WORDT HIERMEE BEDOELD)en eventueel vervanging te zoeken.

10.Afwezigen

Onder de absentie verzoeken vindt u het onderdeel Afwezigen. Hier ziet u per dag van de week welke medewerkers afwezig zijn. Wanneer er afwezige medewerkers zijn, kunt u hier direct vervanging regelen.

Voor het inschrijven op onderbezette uren volgt u de handleiding Inschrijven op onderbezette uren in het rooster

 

11.Nog in te plannen uren per medewerker

Onderaan de roosterpagina vindt u het overzicht Nog in te plannen uren per medewerker. Dit overzicht toont per medewerker hoeveel uren er nog ingepland moeten worden op basis van de standaard werkuren die in het personeelsdossier zijn ingesteld.

De tabel bevat de kolommen Naam, Functietitels en vervolgens per week het aantal nog in te plannen uren. 
Het doel is de waarde zo veel mogelijk op 0 te hebben.

0: de medewerker is volledig ingepland voor die week.

Positief getal: er moeten nog uren worden ingepland voor deze medewerker.

Negatief getal: de standaard werkuren zijn mogelijk niet ingevuld in het personeelsdossier.

Let op! Dit overzicht is puur informatief. Er worden geen automatische berekeningen gedaan voor overuren of vakantie-uren. Wilt u dat hier wel automatisch overuren worden berekend of vakantie-uren worden afgeboekt, bespreek dit dan met uw implementatieconsultant.