Aan de slag met het concept rooster

De conceptrooster-module is bedoeld voor het opstellen van een ideale basisplanning. In deze fase ga je uit van een volledig beschikbaar team. Het conceptrooster is een ongedateerd vier-wekenschema waarin u afdelingsuren, functietitels en teamleden kunt koppelen aan tijdsblokken. 

• Houd geen rekening met ziekte, verlof of andere afwezigheden.
• Gebruik deze planning uitsluitend om de gewenste bezetting en structuur van het rooster te bepalen.

Zodra de basisplanning gereed is, zet je het conceptrooster om naar het live rooster.

Let op:

Alle wijzigingen op basis van de werkelijke situatie (zoals ziekte, verlof of ruilingen) voer je alleen in het live rooster door.

In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe u het conceptrooster maakt en activeert voor gebruik.
 

1.Navigeren naar het conceptrooster

• Ga in het linker menu naar Rooster en klik op Concept rooster.

Let op!

Indien u de optie Concept rooster niet ziet staan, heeft u geen rechten om in het conceptrooster te kunnen werken. 

• U ziet nu het conceptrooster. Dit is een vier-wekenschema dat ongedateerd is. Bovenin kunt u schakelen tussen week 1, 2, 3 en 4.

2.Een conceptrooster aanmaken

Wanneer u voor het eerst begint met het conceptrooster, maakt u eerst een conceptrooster aan welke u een naam geeft. U kunt meerder conceptrooster aanmaken en benoemen. 

• Klik op de knop Tandwieltje en kies Categorie aanmaken.
• Vul een titel in voor uw conceptrooster en klik op Opslaan.

3.Afdelingsuren aanmaken

Afdelingsuren bepalen op welke dagen en tijden uw afdelingen geopend zijn in het rooster. Dit zijn de tijdsblokken die in het rooster verschijnen.

• Klik op het tandwieltje rechtsboven in het conceptrooster.

• Kies voor Afdelingsuren aanmaken.

• Het venster Meerdere afdelingsduren aanmaken wordt geopend. Vink de gewenste dagen aan en vul de begin- en eindtijden in.

• Wilt u meerdere tijdsblokken per dag aanmaken (bijvoorbeeld een ochtend- en een middagblok), klik dan op het plusje achter de tijden om een extra tijdsblok toe te voegen.
• Selecteer onderaan bij Bulk bedrijfsafdelingen de afdelingen waarvoor deze tijden gelden, bijvoorbeeld de balie en de behandelkamers.

• Geef aan of deze afdelingsduren voor alle weken gelden, of dat u onderscheid wilt maken tussen even en oneven weken.
• Klik op Aanmaken. De tijdsblokken verschijnen direct in het rooster voor week 1, 2, 3 en 4 of een andere instelling die u heeft gekozen.

Let op!

  Afdelingen die andere werktijden hebben dient u apart in te stellen met eigen afdelingsuren.

4.Functietitels koppelen aan tijdsblokken

Door functietitels aan tijdsblokken te koppelen, weet het systeem welk type teamlid er in het tijdsblok op een bepaalde bedrijfsafdeling ingepland moet worden. Dit zorgt ervoor dat bij het inplannen de juiste teamleden in de drop-down Teamleden verschijnen.

Let op!

Deze functie hoeft u alleen te gebruiken wanneer u de functie Rooster overview wilt gebruiken. Zie handleiding Rooster overview

Methode 1: Per tijdsblok

• Klik op een tijdsblok in het rooster.
• Klik in het geopende venster op het tandwieltje.
• Kies voor Functietitels voor altijd wijzigen.
• Selecteer de gewenste functietitel(s) (bijvoorbeeld Baliemedewerker) en geef het gewenste aantal teamleden op.
• Klik op Aanmaken.

Methode 2: In bulk via het tandwieltje

Wanneer u dezelfde functietitel aan meerdere tijdsblokken tegelijk wilt koppelen, is de bulkmethode sneller.

• Klik op het tandwieltje rechtsboven in het conceptrooster.
• Kies voor Functietitels koppelen.
• Selecteer de functietitel en het gewenste aantal teamleden.
• Selecteer alle tijdsblokken waarop deze functietitel van toepassing is.
• Klik op Opslaan om te bevestigen.

Na het koppelen van een functietitel verschijnen bij het inplannen de teamleden met de juiste functie bovenaan onder het kopje Teamleden. Overige teamleden staan onder Teamleden met niet verplichte functie.
 

5.Teamleden inplannen

• Klik op een tijdsblok in het rooster.

• Het venster Teamleden koppelen wordt geopend. U ziet de volgende secties:

  - Teamleden: teamleden met de verplichte functietitel voor dit tijdsblok.

  - Teamleden met niet verplichte functie: teamleden met een andere functietitel die u eventueel kunt inzetten.

  - Externe teamleden: teamleden van een andere locatie.

  

• Selecteer het gewenste teamlid. U kunt meerdere teamleden tegelijk selecteren.
• Teamleden met donkergekleurde letters behoren te werken op dit tijdstip. Teamleden die oranje gekleurd zijn, zijn eigenlijk vrij op deze dag of staan al op een andere afdeling ingepland, maar kunnen wel worden ingepland indien gewenst.

Let op!

Teamleden die op een andere afdeling ingepland stonden zullen van betreffende afdeling verwijderd worden en op de door uw geselecteerde afdeling worden ingepland. 

• Kies bij Bulkactie hoe de planning moet worden toegepast, elke week of om de week:

  - Alleen vandaag: het teamleden wordt alleen op dit specifieke tijdsblok in deze week ingepland.

  - Elke week: het teamleden wordt op dit tijdsblok ingepland in alle vier de weken.

  - Om de week: het teamleden wordt om de week ingepland.

• Klik op Opslaan.

Let op!

  Het conceptrooster is uw droomrooster, de ideale planning. Plan uw teamleden in op basis van de ideale situatie, dus wanneer iedereen aanwezig is en er geen zieken zijn.

6.Samenvatting: de drie stappen

Het opzetten van het conceptrooster bestaat uit drie hoofdstappen:

Stap 1: Klik op het tandwieltje en kies Afdelingsduren aanmaken om de openingstijden van uw afdelingen in te stellen.

Stap 2: Indien gewenst! Klik op het tandwieltje en kies Functietitels koppelen om aan te geven welk type teamlid er per tijdsblok nodig is.

Stap 3: Klik op de tijdsblokken en plan het juiste teamlid in op de juiste positie.
 

7.Het conceptrooster omzetten naar het live rooster

Wanneer uw conceptrooster volledig is ingericht, kunt u het omzetten naar het live rooster. 
Hiermee worden uw geplande tijdsblokken en teamleden overgenomen in het daadwerkelijke rooster.

• Klik op het tandwieltje rechtsboven in het conceptrooster.

• Kies voor Concept omzetten.

  

• Het venster Zet rooster om naar live rooster wordt geopend.

• Selecteer bij Bedrijfsafdelingen de afdelingen die u live wilt zetten. Selecteer alle afdelingen als u het hele rooster wilt activeren.

  

• Vul de Startdatum in (de datum waarop het rooster moet ingaan).
• Vul de Einddatum in. U kunt het rooster maximaal per kwartaal omzetten.
• Geef aan of u opmerkingen die u in het conceptrooster hebt geplaatst, om wil zetten naar het live rooster.
• Klik op Ja om het conceptrooster live te zetten.

Let op!

 Als teamleden geen geldig contract hebben, worden ze niet meegenomen in het rooster op die specifieke dag. U kunt het conceptrooster maximaal 3 maanden per keer omzetten. Wilt u een langere periode instellen, herhaal dan de stappen met een nieuwe startdatum aansluitend op de vorige einddatum.