U bestellingen beheren doet u gemakkelijk via Administratie - Voorraadbeheer. Voordat u de module optimaal kunt gebruiken is het belangrijk te controleren of u bij de leveranciers het juiste e-mailadres hebt ingevuld bij E-mailadres voor bestellingen. Ga daarvoor naar Administratie - Leveranciers.
Bestelling plaatsen
1 Klik in het menu op Administratie en vervolgens op Voorraadbeheer.
2 Kies bovenaan de pagina de juiste bedrijfslocatie.
3 In de voorraadtabel ziet u alle producten staan waarvan de voorraad onder de minimale hoeveelheid aanwezig zijn. Zet een vinkje voor elk product dat u wilt bestellen.
4 Klik op de knop Bestelling aanmaken.
5 In het venster Bestelling aanmaken staan de producten gegroepeerd per leverancier. Controleer per product het Aantal. DentalRules vult automatisch een voorgesteld aantal in, aangevuld tot het maximum en afgerond op de stapgrootte.
6 Pas zo nodig het Aantal aan en kies eventueel een Geplande verzenddatum.
7 Vul zo nodig per leverancier een Opmerking voor de leverancier in.
8 Klik op Bestelling aanmaken om te bevestigen.
Let op!
Producten zonder leverancier kunnen niet besteld worden en zijn uitgesloten. Deze staan met een waarschuwingsicoon in de voorraadtabel.
Het aantal moet een veelvoud van de stapgrootte zijn. Bestelt u meer dan de maximale voorraad, dan vraagt DentalRules u dit te bevestigen.
Vereist een product goedkeuring, dan krijgt u de melding dat de bestelling is aangemaakt en wacht op goedkeuring. De bestelling wordt pas verzonden nadat de goedkeurder deze heeft goedgekeurd.
De aangemaakte bestellingen vindt u terug in het paneel Lopende bestellingen onderaan het tabblad Bestellingen.
Bestelling goedkeuren
1 Klik in het menu op Administratie en vervolgens op Voorraadbeheer.
2 Ga naar het tabblad Bestellingen en bekijk het paneel Lopende bestellingen.
3 Zoek de bestelregel met de status Wacht op goedkeuring.
4 Klik achter de bestelregel op het groene vinkje om de regel goed te keuren.
5 U krijgt de melding De bestelregel is goedgekeurd. De status van de regel wijzigt naar Verzonden of Gepland indien u een geplande verzenddatum heeft ingesteld.
Let op!
Alleen de bij het product aangewezen goedkeurder kan een bestelregel goedkeuren. Ziet u het groene vinkje niet, dan bent u niet de goedkeurder van dit product.
De goedkeurder wijst u aan op het product zelf.
Bestelling annuleren
1 Klik in het menu op Administratie en vervolgens op Voorraadbeheer.
2 Ga naar het tabblad Bestellingen en bekijk het paneel Lopende bestellingen.
3 Zoek de bestelregel die u wilt annuleren.
4 Kies bij de bestelregel de optie Bestelling annuleren.
5 Vul bij Reden van annulering in waarom u de bestelling annuleert. Dit veld is verplicht.
6 Klik op Opslaan om te bevestigen. U krijgt de melding De bestelregel is geannuleerd. Het product wordt nu weer zichtbaar in het overzicht van producten onder de minimale voorraad. Let op! Er wordt geen annulerings e-mail gestuurd naar de leverancier. Dit dient u zelf nog bij de leverancier door te geven.
Let op!
Alleen openstaande bestelregels kunnen geannuleerd worden. Een regel die al (deels) ontvangen is, kunt u niet meer annuleren.
Bestelling ontvangen
1 Klik in het menu op Administratie en vervolgens op Voorraadbeheer.
2 Ga naar het tabblad Bestellingen en bekijk het paneel Lopende bestellingen.
3 Zet een vinkje voor de bestelde producten die u heeft ontvangen.
4 Klik op Selectie ontvangen.
5 Op de pagina Bestelling ontvangen ziet u per product de kolommen Product, Besteld en Ontvangen aantal. Vul bij Ontvangen aantal in hoeveel u er daadwerkelijk heeft ontvangen.
6 Voeg zo nodig onder Documenten een Factuur en een Pakbon toe.
7 Klik op Alles ontvangen om de ingevulde ontvangst te bevestigen.
Let op!
Ontvangt u minder dan besteld, dan komt het resterende aantal automatisch op nabestelling. U ziet dan de melding dat een deel op nabestelling komt, en de bestelregel krijgt de status Deels ontvangen.
De ontvangen goederen vindt u terug op het tabblad Ontvangen producten.
Een ontvangen product verwijderen uit het overzicht
1 Klik in het menu op Administratie en vervolgens op Voorraadbeheer en kies het tabblad Ontvangen producten.
2 Kies bij het ontvangen product de optie Verwijderen.
3 Er verschijnt de vraag Weet je zeker dat je dit ontvangen product uit het overzicht wilt verwijderen? Bevestig om te verwijderen.
Let op!
U verwijderd de ontvangen producten alleen uit uw overzicht. Hiermee worden ze niet uit uw voorraad verwijderd.
Opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.